Encaminar · Automatización con IA

Menos tareas repetitivas. Más tiempo para hacer crecer tu negocio.

Analizamos cómo trabajas y conectamos tus herramientas para que los datos viajen solos: de un correo a tu hoja, de un documento a tu sistema, de una solicitud a un aviso.

Descubre qué podemos automatizar Ver la demostración

01 El problema

Copias los mismos datos de un sitio a otro, todas las semanas.

Cada semana se repiten las mismas tareas: abrir correos, descargar archivos, copiar datos, enviar confirmaciones, acordarse de los avisos. No son difíciles, pero consumen horas y cualquier despiste se convierte en un error.

Ilustración: correos y documentos sueltos pasan por un proceso automático y quedan en una tabla revisada, con el sello de aprobación de una persona.

Ejemplo de tareas repetidas a lo largo de una semana
Tarea	Lun	Mar	Mié	Jue	Vie
Copiar facturas	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Responder «¿cómo va mi pedido?»	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Enviar recordatorios	Sí	No	Sí	No	Sí
Actualizar la hoja de clientes	No	Sí	No	Sí	No
Preparar el informe semanal	No	No	No	No	Sí

Una semana cualquiera (ilustrativa). Cada bloque es una tarea hecha a mano.

02 Demostración

Así trabajabas. Así podrías trabajar.

Un presupuesto que llega por correo, de dos maneras. Pulsa «Así podrías trabajar» y fíjate en el paso 5: el flujo se detiene hasta que una persona lo aprueba.

Así trabajabas Así podrías trabajar

Proceso manual Proceso automatizado con supervisión humana Escenario ilustrativo

Llega un correo con un PDF Espera en la bandeja hasta que alguien lo ve. Entrada El correo llega y el flujo se activa solo.
Alguien abre el correo Cuando encuentra un hueco entre otras tareas. Extracción de datos La IA lee el PDF: cliente, importe y fechas.
Descarga el archivo Y después lo busca en la carpeta de descargas. Validación Comprueba que los datos estén completos y cuadren.
Copia los datos a mano Cliente, importe, fechas… campo a campo. Clasificación Lo etiqueta por tipo de solicitud y prioridad.
Los pega en la hoja de cálculo Revisando que no se haya colado un error. Aprobación humana Tú revisas lo importante y decides con un clic. Esperando tu aprobación
Escribe la confirmación Un correo nuevo, casi igual que el de ayer. Actualización de sistemas Los datos llegan a tu hoja o a tu programa de gestión.
Apunta un recordatorio Para no olvidar el seguimiento. Confirmación El cliente recibe respuesta y el seguimiento queda programado.

7 pasos a mano
4 herramientas distintas
Todo depende de que alguien esté libre
1 flujo conectado
1 decisión humana
El resto ocurre solo

Qué cambia, paso a paso

Paso	Así trabajabas	Así podrías trabajar
1	Llega un correo con un PDF. Espera en la bandeja hasta que alguien lo ve.	Entrada. El correo llega y el flujo se activa solo.
2	Alguien abre el correo. Cuando encuentra un hueco entre otras tareas.	Extracción de datos. La IA lee el PDF: cliente, importe y fechas.
3	Descarga el archivo. Y después lo busca en la carpeta de descargas.	Validación. Comprueba que los datos estén completos y cuadren.
4	Copia los datos a mano. Cliente, importe, fechas… campo a campo.	Clasificación. Lo etiqueta por tipo de solicitud y prioridad.
5	Los pega en la hoja de cálculo. Revisando que no se haya colado un error.	Aprobación humana. Tú revisas lo importante y decides con un clic.
6	Escribe la confirmación. Un correo nuevo, casi igual que el de ayer.	Actualización de sistemas. Los datos llegan a tu hoja o a tu programa de gestión.
7	Apunta un recordatorio. Para no olvidar el seguimiento.	Confirmación. El cliente recibe respuesta y el seguimiento queda programado.

03 Explora

¿Qué se puede automatizar en tu caso?

Elige un área de tu negocio y mira ejemplos habituales, con el papel que sigue teniendo tu equipo.

Cuando
Llega una factura de proveedor por correo

Se hace solo
Se leen importe, fecha y proveedor, se validan y se dejan listos en tu programa de contabilidad

Tú
Revisas las que no cuadran
Cuando
Una factura emitida vence sin cobrar

Se hace solo
Se envía un recordatorio amable al cliente y se avisa a quien lleva cobros

Tú
Decides si llamar
Cuando
Fin de mes

Se hace solo
Se genera el resumen de gastos e ingresos a partir de tus hojas y sistemas

Tú
Lo revisas antes de enviarlo

Cuando
Entra un correo al buzón general

Se hace solo
Se clasifica por tema y urgencia y se asigna a la persona adecuada con un borrador de respuesta

Tú
Ajustas y envías
Cuando
Un cliente pide el estado de su pedido

Se hace solo
Se consulta el sistema y se le responde con el estado actual

Tú
Solo intervienes si hay incidencia
Cuando
Se cierra un servicio

Se hace solo
Se envía una encuesta breve y se registran las respuestas

Tú
Lees los comentarios negativos

Cuando
Alguien rellena el formulario de tu web

Se hace solo
Se crea el contacto en tu CRM y se programa el seguimiento

Tú
Haces la primera llamada
Cuando
Un presupuesto lleva días sin respuesta

Se hace solo
Se envía un seguimiento y se avisa al comercial

Tú
Decides el siguiente paso
Cuando
Se acepta un presupuesto

Se hace solo
Se genera el pedido, la ficha del cliente y el aviso al equipo

Tú
Confirmas fechas

Cuando
El stock de un artículo baja del mínimo

Se hace solo
Se prepara el pedido al proveedor habitual

Tú
Apruebas la compra
Cuando
Termina un parte de trabajo

Se hace solo
Se actualiza el estado de la obra y se prepara la factura

Tú
Validas antes de emitir
Cuando
Cada lunes

Se hace solo
Se envía al equipo la planificación de la semana desde tu agenda

Tú
Ajustas cambios de última hora

Cuando
Se incorpora una persona

Se hace solo
Se crean sus accesos, se le envía la documentación y se agenda su formación

Tú
Le das la bienvenida
Cuando
Alguien solicita vacaciones

Se hace solo
Se comprueba el calendario del equipo y se envía la petición a su responsable

Tú
Apruebas o propones otras fechas
Cuando
Caduca un documento o certificado

Se hace solo
Se avisa con antelación a la persona y a administración

Tú
Gestionas la renovación

04 Personas al mando

Tú decides qué se automatiza y qué no

Cada tarea se coloca en uno de estos tres niveles. Lo definimos contigo y lo puedes cambiar cuando quieras.

Automático

Lo hace el sistema

Tareas sin decisión: copiar datos, enviar avisos, generar documentos con una plantilla.
- Recordatorios de cita
- Copias entre herramientas
- Informes periódicos
Con revisión

La IA propone, tú validas

La IA prepara el trabajo y una persona lo aprueba con un clic antes de seguir.
- Facturas leídas de un PDF
- Borradores de respuesta
- Pedidos a proveedor
Solo personas

Lo decide tu equipo

Decisiones con criterio, clientes delicados y todo lo que tú quieras reservar.
- Reclamaciones
- Precios especiales
- Contrataciones

05 La solución

Lo que podemos automatizar

Capacidades habituales. En cada proyecto definimos contigo cuáles tienen sentido, con qué herramientas se conectan y dónde interviene una persona.

01 Extraer datos de documentos y correos
02 Clasificar correos y solicitudes
03 Sincronizar herramientas que hoy no se hablan
04 Generar documentos y confirmaciones
05 Avisos y recordatorios automáticos
06 Aprobación humana en los pasos importantes

Lo que es posible depende de tus sistemas actuales y de las integraciones disponibles. Te lo explicamos antes de empezar, sin letra pequeña.

06 Cómo lo ponemos en marcha

Por fases, contigo en cada decisión

01
Inventario de tareas

Listamos las tareas repetitivas, cuánto se repiten y qué errores generan.
02
Priorización

Empezamos por lo que más tiempo libera con menos riesgo.
03
Flujo con supervisión

Diseñamos cada automatización con puntos de revisión humana donde importa.
04
Medición y mejora

Revisamos los resultados con tus datos reales y ajustamos el flujo.

07 Ejemplos de aplicación

Dónde encaja

Algunos usos habituales por sector. Son ejemplos ilustrativos, no casos de clientes.

Administración: Facturas de proveedores leídas, validadas y registradas para revisión.
Atención al cliente: Correos clasificados por tema y urgencia, con borrador de respuesta.
Ventas: Solicitudes de la web que llegan al CRM con seguimiento programado.
Operaciones: Informes semanales generados solos a partir de tus hojas y sistemas.

08 Dudas habituales

Lo que suelen preguntarnos

¿No encuentras la tuya? Pregúntanos directamente.

¿Qué tareas se pueden automatizar?

Las que se repiten con un patrón: mover datos entre herramientas, leer documentos, clasificar mensajes, generar documentos o enviar avisos. Si una tarea necesita criterio, la IA prepara y una persona decide.

¿Qué pasa si la IA se equivoca?

Por eso diseñamos validaciones y puntos de aprobación humana. Los casos dudosos se marcan para revisión en lugar de seguir adelante.

¿Necesito cambiar mis herramientas?

Normalmente no. Conectamos las que ya usas siempre que ofrezcan una forma de integración. Si no la ofrecen, te proponemos alternativas.

¿Cuánto tarda en estar funcionando una automatización?

Depende de su complejidad y de las herramientas implicadas. Tras analizar tu caso te damos una estimación concreta por fases.

Se conecta con

Empieza por la tarea que más tiempo te quita.

Cuéntanos cómo trabajas hoy y qué te gustaría cambiar. Te responderemos con una propuesta clara y por fases.

Hablemos de tu negocio o escríbenos a [email protected]

Menos tareas repetitivas. Más tiempo para hacer crecer tu negocio.

Administración

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Con revisión

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Priorización

Flujo con supervisión

Medición y mejora

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